• Se connecter à Reservation salles et effectuer la réservation de la salle 1 ou de la salle 123
• Demander les adresses IP des visioconférences de votre/vos correspondants ou fournir l'adresse IP de la visioconférence IAS à vos correspondants (129.175.66.218).

En cas d'utilisation du streaming RMS (permettant de partager la visioconférence avec des interlocuteurs qui ne disposent pas d'un système de visioconférence mais d'un ordinateur personnel avec installation d'un logiciel de réception de flux video (streaming) - QuickTime, RealPlayer par exemple. (Permet également d'enregistrer la vidéoconférence)

1. Se connecter à http://vacs.cnrs.fr/
2. Créer éventuellement votre compte RMS
3. Réserver une visioconférence aux dates et heures prévues
4. Renvoyer l'intégralité du message reçu aux différents participants

• Allumer le vidéoprojecteur
• Avec la télécommande du vidéoprojecteur, sélectionner COMPUTER 2 (en haut à droite)
• Prendre la télécommande de la visioconférence (Polycom)
• Appuyer sur POWER (en haut à droite) en visant l'écran (ou plutôt la caméra en haut à gauche de l'écran)
• Attendre quelques secondes
• Un logo puis un menu s'affichent sur le grand écran de projection
• Sur la télécommande, appuyer sur CAMERA (sous l'écran bleu) pour choisir la caméra, et valider par OK
• Flèches et zoom sur la télécommande pour le cadrage Si c'est votre correspondant qui initialise la visioconférence, attendez son appel.

Si la télécommande ne réveille pas la visio ou si il n'y a pas de son :

1. Se procurer la clef d'accès auprès de la logistique (ou en dernier recours auprès du service informatique)
2. Ouvrir l'armoire basse à gauche en salle 1-2-3
3. Allumer l'amplificateur noir en bas; la position sélectionnée doit être AUDIO4
4. Allumer le boitier Polycom situé au dessus
5. Vérifier que le boîtier d'alimentation des micros est bien branché et allumé (lumière bleue)

1. Sur la télécommande Polycom, appuyer sur Appel(téléphone vert)
2. Composer le numéro IP de votre correspondant
3. Ou utiliser l'annuaire si vous savez que ce correspondant y est enregistré

Note : Le niveau du son émis par la visioconférence à destination des correspondants n'est pas réglable sans intervention du service informatique

Dans le cas d'une retransmission de la visioconférence par RMS

1. Touche ANNUAIRE puis sélectionner Favoris puis sélectionner RMS IN2P3
2. Appuyer sur la touche appel (téléphone vert)
3. Taper # (un petit clavier apparaît à l'écran)
4. Taper le numéro de la visioconférence puis # (Ne pas utiliser les flèches pour se sélectionner la visioconférence, la frappe du mot de passe n'est alors pas possible)
5. Taper le mot de passe puis #
6. Recadrer éventuellement

Vous pouvez effectuer des appels multipoints de plusieurs façons.

• Effectuez un appel, puis ajoutez d'autres sites en appuyant sur Appel sur la télécommande, en sélectionnant Ajouter un appel, puis en appelant le prochain site. Répétez l'opération jusqu'à ce que tous les sites soient connectés.
• Sélectionnez Multipoint dans l'écran d'accueil si votre système est configuré pour afficher ce bouton. Entrez les noms des sites à appeler à l'aide de l'annuaire ou en entrant manuellement leurs numéros. Appuyez sur Appel
• Appuyez sur Annuaire sur la télécommande, trouvez une entrée multi-site dans l'annuaire, puis appuyez sur Appel sur la télécommande.
• Passez un appel multipoint en cascade en effectuant un appel multi-site à partir de l'annuaire ou en appelant un par un plusieurs autres sites, puis en leur demandant à chacun d'appeler d'autres sites.

• Connecter l'ordinateur au câble noir habituel
• Avec la télécommande du vidéoprojecteur, appuyer sur COMPUTER1 (appuyer sur COMPUTER2 au besoin pour des réglages)

1. IMPERATIF : Réappuyer sur la télécommande du vidéoprojecteur sur COMPUTER1 (sinon l'utilisation habituelle du vidéoprojecteur sera considérée comme défaillante.)
2. Laisser le reste allumé (le Polycom passera en veille)
3. Ranger la télécommande Polycom au-dessus du meuble.

Si vous avez du ouvrir le meuble

1. Fermer à clef l'armoire
2. Rapporter le clef à la logistique ou au service informatique

Note : Une utilisation normale du système de visioconférence ne nécessite pas d'autre intervention, que ce soit sur le vidéoprojecteur ou le système de visioconférence et ses équipements associés. Toute manipulation non décrite dans ce mode d'emploi (ci-dessus ou ci-dessous) est interdite.